無紙化會議系統解決方案

無紙化會議系統方案

 




系統描述:


無紙化系統迎合國家可持續性發展戰略及科技辦公的需求,該系統在減少紙張消耗的同時,也大大提高了會議的效率,是發展綠色經濟、低碳經濟的必然要求,是高端會議的必然趨勢。

       無紙化會議系統,由服務器系統、無紙化會議終端、網絡、無紙化會議系統軟件(包括服務端軟件和客戶端軟件)組成。無紙化會議服務器(安裝會議服務端軟件)負責會議室管理、用戶管理、權限管理,以及會議資料、數據等信息的存貯與轉發。會議秘書或者會議助理通過會議管理終端對服務器進行操作,用于控制會議的各項功能。無紙化會議終端(安裝客戶端軟件)通過有線網絡或是加密無線網絡接入無紙化會議系統,主要供參會人員使用,參會者使用智能無紙化會議終端進行會議簽到、瀏覽會議議程、會議投票、查看會議材料,對會議材料進行圈點批注等操作,是代替了紙質文件的無紙化會議工具。

系統優勢:

1、          節約高效:真正實現會議全過程不用紙張,節能環保;省去會議材料的打印、復印、裝訂、分發等環節,會議資料準備時間縮短。

2、          安全保密:會議資料統一管理,設置管理權限,會務人員采用用戶名密碼登錄后,其他會議終端自動進入會議系統;會務人員下載會議資料后,分發到其它會議終端,會議結束后,可將會議資料按需要上傳到會議服務器存檔。

3、          功能豐富:可實現會議雙向互動,便于開展討論、投票、批注、文件會簽等活動;與傳統會議只能保留文字資料不同,可以完整保留會議音視頻資料,每個參會人員均可根據需要進行會議錄制;通過接口系統與電子桌牌、中控系統等相關會議系統對接。

會議流程

系統主要功能

1、          后臺管理:對會議概況信息、參會人員、座位排座、會議流程、會議文件、會議投票和會議權限進行設置和管理。

2、          會議簽到:點擊簽到界面的【點擊簽到】按鈕,會議終端進入會議系統主界面,同時參會人已經輕松完成會議簽到,系統后臺將自動統計本次會議的到會人數、缺席人數,自動存檔備查。

3、          會議排座:系統將顯示當前會議參會人員信息及簽到情況;以排位圖的形式顯示與會者人員的座次,以列表的形式顯示與會者人員的坐席號、姓名。

4、          手寫批注:可在會議文件、會議記錄進行批注,批注內容可保存電子版手寫原跡,與在紙張上的傳統書寫習慣沒有區別。支持將所有參會人員的批注統一收集到一個電子文檔中,以便于后期對會議討論文件的修改。

5、          呼叫服務:參會人員有服務要求時,點擊呼叫服務界面所需要物件或服務的圖標,后臺服務終端會發出聲音提示,同時屏幕會顯示呼叫人座位信息及所需要服務,提醒服務人員進行服務。服務人員在服務結束后,在服務終端界面對相應服務作出標記,取消該次服務提示。

6、          會議表決:選擇會議表決中的某一個會議表決項,再點擊該項會議表決下面【同意】、【反對】、【棄權】三個按鈕中的某一項,彈出是否確認提示框,按【是】確認投票。

7、          同屏顯示:會議主席或者秘書按下同屏后所有會議室的桌面終端顯示將與主席或者是秘書的屏幕完全顯示一致的內容,并且主席屏幕在對文件進行修改或者批注時,所有終端同時會顯示其操作的內容。


軟件介紹

1、          會議開始。由會議秘書打開會議服務器,會議終端自動開機后自動跳轉到首頁界面,首頁界面點擊【進入】圖標將進到當前會議簽到界面,點擊【退出】圖標將退出會議客戶端軟件,回到WINDOWS桌面。

2、          會議簽到。點擊簽到界面的【點擊簽到】按鈕,會議終端進入會議系統主界面,同時參會人已經輕松完成會議簽到,系統后臺將自動統計本次會議的到會人數、缺席人數,自動存檔備查。

3、          與會情況。點擊會議狀態欄的【與會情況】,系統將顯示當前會議參會人員信息及簽到情況;以排位圖的形式顯示與會者人員的座次,以列表的形式顯示與會者人員的坐席號、姓名。

4、會議材料。據有強大的后臺管理功能:可以設置編排會議計劃、錄入會議文檔包括【文字材料】、【圖片材料】、【視頻材料】等。與會人員多種方式便查閱會議文件,文檔按議程順序排布,分段開放。

5、文件批注。點擊文字資料界面右側工具欄【批注】按鈕,彈出批注功能菜單條,可對當前文檔進行原筆跡批注,點擊【提交批注】,系統會自動命名并以圖片格式保存當前批注內容。

6、呼叫服務。與會人員在桌位上可自行呼叫服務員。對應的桌位信息顯示在服務員終端上面,如茶水、急事務等短信通知服務員電腦屏幕顯示。

7、會議表決。選擇會議表決中的某一個會議表決項,再點擊該項會議表決下面【同意】、【反對】、【棄權】三個按鈕中的某一項,彈出是否確認提示框,按【是】確認投票。


硬件產品介紹

智能會議管理主機(有線網絡連接)

    1.將無紙化軟件安裝到管理主機配置在建筑物的中心機房,通過內部局域網對一個大院或整棟大樓的多個會議(1-64)電子會議系統進行集中有效的進行管理。

    2.將無紙化軟件安裝到管理主機可配置在一個高端會議室,對(1-128)個會議終端進行管理,提高會議系統會務信息交互和傳輸、管理和信息備份的能。

FZ-8115T系列無紙化升降一體終端

◎全高清電容式觸摸屏15.6寸超薄液晶顯示器,可電動升降。PC主機外掛在升降器箱體外

◎電容式10點觸摸、原筆跡輸寫原筆記保存(選配配電容筆)

◎可以選配會議討論話筒座,可嵌入安裝在升降器面板上

FZ-8115H系列無紙化翻轉一體終端

◎15.6寸IPS視網膜高清屏,背面帶電子桌牌功能

◎一體化翻轉(觸摸屏幕表面防水,防爆)設計、X86架構

◎可以選配會議討論話筒座,可嵌入安裝在升降器面板上

FZ-8115RZ系列無紙化會議終端

◎15.6/11.6寸高清IPS屏桌面式安裝.附帶可調節屏幕角度底座。

◎可以選配討論話筒,或背面背面加電子桌牌

電子會議桌牌系列

可配合無紙化系統使用,也可以單獨使用。

桌牌個性化設計,融合專業會場氛圍,背景顏色、字體顏色大小等均可自定義編輯。

支持無線WIFI或有線POE連接方式,可滿足終端設備固定會議布局、可變布局的需求

支持支持會議內容導入;支持呼叫服務;支持視頻簽到;支持電子表決;支持遠程關機;支持短信推送等



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